Top 10 Perguntas sobre Excel em Entrevistas de Emprego

CONHEÇA ESTAS 10 QUESTÕES DE EXCEL PARA ARREBENTAR NAS ENTREVISTAS DE EMPREGO

Se você se candidatou para uma vaga de emprego pela qual exige conhecimento sólido em Excel, você veio no lugar certo! Tenho aqui uma lista com as 10 questões de Excel, tradicionais em qualquer entrevista de emprego. Confira:

O Microsoft Excel foi lançado há mais de 30 anos, porém ainda é um dos aplicativos mais úteis no mercado virtual. Sua popularidade se deve a um grande número de recursos que permitem ao usuário analisar dados de maneira rápida e fácil.

Sabe-se que, desde o lançamento do Excel, muitos concorrentes tentam substitui-lo como uma ferramenta de escolha para análise de dados. Entretanto, o Excel ainda é um destaque com relação a eles.

Pelo fato das planilhas em Excel serem tão populares e úteis, muitas empresas realizam entrevistas no Excel antes de ampliar as ofertas de emprego. Isso ajuda a garantir o quão qualificado o candidato se encontra, tanto na teoria como principalmente na prática.

Se você tem uma entrevista de Excel agendada, provavelmente deve estar se perguntando que tipo de perguntas devem estar por vir. Garanto que, recrutadores são vagos em detalhes, e entrar em uma conversa como esta a cega com eles pode ser assustador.

Então, forneço à você uma lista com as 10 perguntas mais comuns em entrevistas de Excel. Pratique elas antes do exame e confie que vai dar tudo certo! A prática fará com que você se sinta preparado e confiante no dia da entrevista.

1 – Quais os formatos de dados mais importantes do Excel e como são usados?

Bom, sua entrevista pode começar de maneira bem mais simples do que esta,  porém é importante estar preparado para este tipo de pergunta. Se você já passou tempo “curiosando” o Excel, certamente teve a chance de experimentar diferentes tipos de dados, então é importante estar familiarizado com alguns dos mais usados:

Números

Os números são um dos tipos de dados mais vistos no Excel. Isto porque, eles podem ser formatados com um número personalizado de casas decimais e aparecer com ou sem vírgula ao separar os dígitos de milhares. Os números podem ser adicionados, subtraídos, divididos, multiplicados ou incluídos em fórmulas e funções que aceitam entradas numéricas.

Datas

O Excel pode exibir datas de várias maneiras, incluindo o formato “dd / mm / aaaa” que é clássico aqui no Brasil. Entretanto, as datas podem ser adicionadas ou subtraídas usando a funções padrão de adição ou subtração, como também podem ser manipuladas usando uma série de funções baseadas em datas.

Curiosamente, as datas no Excel são armazenadas como números. Ou seja, cada data é representada com o número de dias corrido desde 1º de janeiro de 1900 até a data atual. Por exemplo, se digitarmos a data 6 de maio de 2019 o número 42.129 é armazenado no Excel, porque são 42.129 dias existentes entre o dia 1º de janeiro de 1900 e 6 de meio de 2019.

Para mais detalhes de como trabalhar com datas no Excel, acesse este link.

Porcentagens

Os números também pode ser formatados como porcentagens. Isso faz com que o número fornecido seja multiplicado por 100 e por fim adicionado um sinal de porcentagem. Por exemplo, o número 0,08 é equivalente a porcentagem 8%.

Para mais detalhes de como trabalhar com porcentagens no Excel, acesse este link.

Strings

Os textos são armazenados no Excel em um formato chamado string, ou seja, estes textos podem conter caracteres padrão como letras números e pontuações. Entretanto, as strings podem ser manipuladas através de funções de manipulação de texto, como por exemplo as funções EXT.TEXTO e DIREITA.

2 – Qual é a ordem das operações usadas ao avaliar fórmulas no Excel?

Assim como na matemática, o Excel entende algumas ordens de operações ao avaliar diferentes operadores dentro da barra de fórmulas. A ordem das operações básicas da matemática ensinadas em sala de aula é também a ordem matemática trabalhada pelo Excel. Estas são:

• Parênteses;
• Expoentes;
• Multiplicação;
• Divisão;
• Adição;
• Subtração.

Quando as fórmulas são avaliadas no Excel, os operadores são processados nessa ordem. Contudo, se um resultado inesperado for apresentado pelas fórmulas matemáticas, devemos verificar cuidadosamente se os parênteses estão sendo usados de forma adequada, para que o resultado seja apresentado corretamente.

Para mais detalhes de como trabalhar com multiplicação no Excel, acesse este link.

Para mais detalhes de como trabalhar com divisão no Excel, acesse este link.

Para mais detalhes de como trabalhar com subtração no Excel, acesse este link.

3 – O que é uma função no Excel?

Para você que é usuário frequente do Excel, arrisco em dizer que trabalhar com as principais funções do Excel fluem de forma tão natural, que você nem se quer pensou sobre o que uma função realmente significa quando se está criando uma planilha. Aliás, esta pergunta pode ser uma surpresa! Especialmente porque descrever uma função pode não ser tão fácil.

Uma maneira fácil de fazer isso é pensar em uma função como se fosse uma receita. Pense pelo lado que, a função é utilizada para combinar um monte de ingredientes. Sendo assim, consideramos o nome da função como se fosse o título da receita, ou seja, ela descreve o que a função realmente faz (se soma ou multiplica, por exemplo).

Entretanto, os argumentos da função descrevem quais ingredientes são usados nesta receita. Como por exemplo, as funções individuais podem apresentar qualquer número de argumentos, variando de 1 até um número infinito. Tudo vai depender da função.

Por fim, o resultado da função é o que sai do outro lado, de fato. O que quero dizer com isso é que, a saída de uma função pode ser uma quantidade útil de  dados importantes ou um dado usado como entrada para outras funções na planilha.

4 – Na sua opinião, quais são as funções mais úteis do Excel e como são usadas ?

Admito que esta é uma pergunta um tanto complicada. Isso porque o recrutador quer que você use seu julgamento subjetivo ao invés de responder de forma objetiva. Entretanto você deve preparar uma resposta bem elaborada que demostre suas habilidades com Excel, e sua ampla variedade de experiências  usando planilhas.

Abaixo listo algumas recomendações de fórmulas, recursos e funções para discutirmos:

ÍNDICE + CORRESP e PROCV

São duas das funções importantes e frequentemente usadas no Excel. Como os usuários mais experientes sabem, estas funções são usadas para pesquisar valores de uma tabela externa e são partes importantes na automação de planilhas dinâmicas. Uma das duas funções sempre aparece em qualquer entrevista de emprego, onde é necessário conhecimento em Excel.

A função ÍNDICE junto com a função CORRESP (ÍNDICE + CORRESP) é uma função um pouco mais útil, e carece de muitas das desvantagens do PROCV, como a incapacidade de inserir novas linhas e colunas nas planilhas. Se você responder a esta pergunta, descreva como você usou estas funções no passado para pesquisar dinamicamente os valores e preencher colunas de dados que, de outra forma, precisariam ser copiadas e coladas manualmente.

Acesse este link para ter acesso ao conteúdo de PROCV.

Declaração da função SE

Esta função é muito importante. Recomendo deixar o entrevistador ciente que você, como usuário do Excel, criou planilhas avançadas que tomam decisões com base em critérios calculados em tempo real.

Para ter acesso ao as informações da função SE, basta acessar este link.

Tabela Dinâmica

A tabela dinâmica é uma ferramenta extremamente útil, e se você busca um emprego que requer conhecimento intermediário/ avançado em Excel, pode ter certeza que, saber usar tabela dinâmica será um critério avaliado pelo entrevistador. Lembre-se que você pode ter usado tabelas dinâmicas para fazer diversas atividades, mas certifique-se de enfatizar a utilidade delas em executar cálculos rápidos e precisos, necessariamente com base em grandes conjuntos de dados com centenas ou milhares de linhas.

5 – Qual a sintaxe da função PROCV?  Existe alguma desvantagem em usar essa função?

O PROCV é uma das funções mais usadas no mundo dos negócios, e se você tiver uma entrevista de Excel, certamente será perguntado sobre isso. Certifique-se de estar preparado para a sua entrevista, sabendo de cor a sintaxe desta função:

=PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_coluna; [procurar_intervalo] )

Os argumento do PROCV podem ser descritos da seguinte maneira:

• valor_procurado: define um valor a ser procurado dentro de uma tabela externa de dados;
• matriz_tabela: define uma tabela de dados na qual procura o valor_procurado (primeiro argumento). O valor_procurado mencionado acima, deve obrigatoriamente aparecer na primeira coluna da tabela matriz.
• núm_índice_coluna: informa à função em qual coluna se encontra a informação que deve ser retornada, após localizado o valor_procurado;
• procurar_intervalo: é um comutador de VERDADEIRO ou FALSO que diz à função se deve procurar uma correspondência exata ou aproximada, para o valor_procurado especificado.

Agora vamos para a segunda pergunta!

Quanto as desvantagens, o PROCV tem uma que é crucial: O terceiro argumento (núm_índice_coluna) é normalmente inserido manualmente na função, no entanto, o PROCV pode falhar se colunas de dados forem inseridas no segundo argumento (matriz_tabela) após a função ser escrita. Isso pode não ser uma grande desvantagem, mas pode causar horas de frustração com fórmulas quebradass se você não for cuidadoso.

Para corrigir os problemas que as vezes ocorrem quando colunas de dados são inseridas, considere a substituição da fórmula PROCV pela ÍNDICE + CORRESP, que contém funcionalidade semelhante sem nenhuma das desvantagens.

6 – Qual a diferença entre referências de células absoluta e relativa? Em quais situações devo usar cada uma delas?

Acho a referência de células um dos recursos mais mágicos do Excel. As referências permitem que os usuários incluam os valores de células externas em fórmulas dinâmicas, ao invés de codificarem valores específicos manualmente.

No entanto, as referências de célula podem parecer confusas quando copiadas e coladas em locais diferentes. Por padrão, o Excel usa referências de células relativas, que são alteradas à medida que são copiadas e coladas ao longo da planilha. Por exemplo, se uma referência à célula A1 for copiada e colada uma linha abaixo e uma coluna à direita, a nova referência apontará a célula B2. Isso permite que os usuários realizem cálculos semelhantes em diferentes intervalos de células de maneira rápida e fácil.

Por outro lado, as referências de células absolutas não são alteradas quando copiadas e coladas em outros lugares da planilha. Estas podem ser usadas em linhas, colunas ou ambas ao mesmo tempo, e são indicadas pelo sinal do cifrão $.

Podemos afirmar que, se uma referência à célula $A$1 for copiada e colada uma linha abaixo e uma coluna a à direita, a nova referência apontará para a célula A1. Neste caso ela não será alterada porque a linha e a coluna estão bloqueadas. Entretanto, se uma referência a célula $A1 for copiada e colada uma linha abaixo e uma coluna à direita, a nova referência apontará para a célula A2. Neste caso, somente o número da linha será alterado, porque a letra da coluna está bloqueada.

Temos abaixo uma tabela que mostra o significado do cifrão $ dependendo de onde o vemos em uma referência de células:

Acesse o link para ter acesso ao conteúdo de referências de células no Excel.

 7 – O que é uma tabela dinâmica e quando se deve usar uma? E quais as seções chaves da tabela dinâmica?

A tabela dinâmica é um recurso do Excel mais usados nas configurações de negócios. Então, certamente elas surgirão durante qualquer entrevista aprofundada de Excel. Esteja preparado quanto a compreensão do que exatamente são tabelas dinâmicas e por que elas são tão úteis na prática.

Vamos lá! De uma forma bem simplificada, a tabela dinâmica é uma ferramenta usada para resumir grandes quantidades de dados de maneira rápida.  Ela pode ajudar o usuário a analisar conjuntos de dados de dezenas, centenas ou até milhares de linhas com o mínimo de esforço, usando funções pré definidas como SOMA, CONT.NÚM e MÉDIA.

Há muitos casos onde usamos as tabelas dinâmicas. No entanto, para responder algumas perguntas como: “Quantos Smartphones vendemos em fevereiro do ano passado?” ou “Qual vendedor fechou mais negócio no mês de março?”, as chances de utilizar tabela dinâmica é a maneira perfeita para obter respostas sem gastar muito tempo.

Cada tabela dinâmica é composta por seções principais, nas quais as colunas de um conjunto de dados destinado a tabela são distribuídos. Estas seções são:

• FILTROS: Esta seção nos permite filtrar a tabela por um ou mais critérios. Por exemplo,  mostrar dados na tabela dinâmica somente referente ao mês de janeiro.
• COLUNAS: Esta seção nos permite resumir os dados entre colunas, inserindo rótulos de dados ao longo da parte superior da tela.
• LINHAS: Esta seção nos permite resumir os dados entre linhas, inserindo rótulos de dados ao longo da lateral da tela.
• VALORES: Esta seção nos permite especificar o que estamos resumindo, por exemplo, vendas totais ou números de itens pedidos.

8 – Há desvantagens em trabalhar com tabelas dinâmicas? Como elas podem ser resolvidas?

É claro que todo recurso do Excel possui alguma desvantagem, aliás ninguém é perfeito não é mesmo? Em vista disso, existem chances do entrevistador se aprofundar nos conhecimentos de tabela dinâmica, pedindo para que você explore algumas das desvantagens. Isso ajudará o recrutador a avaliar as experiencias do candidato com relação a um dos recursos mais importantes do Excel, afinal de contas, a tabela dinâmica não pode ser usada para tudo!

Se alguém lhe perguntar sobre as desvantagens da tabela dinâmica, considere o seguinte:

• Os dados de entrada devem ser formatados corretamente. Isso porque, tabelas dinâmicas só podem ser usadas em situações específicas em que o conjunto de dados de entrada aparece em formato de arquivo simples, o que significa que ele é dividido em seu nível mais granular. Se os dados já estiverem resumidos em uma tabela, as tabelas dinâmicas podem não ser a melhor maneira de analisa-las.
• Tabelas dinâmicas precisam ser atualizadas se os dados de entrada forem alterados. Isso pode causa confusão e erros ao usar tabelas dinâmicas como parte de um conjunto de dado maior.
• Tabelas dinâmicas são facilmente modificadas, por isso pode ser difícil recriar seus cálculos. Existem ocasiões em que você chegará a uma resposta usando tabelas dinâmicas e terá dificuldade em recriar essa resposta, caso seu chefe peça para ver seu trabalho com mais detalhes. A flexibilidade das tabelas dinâmicas pode ser uma faca de dois gumes!

Como alterativa às tabelas dinâmicas, considere o uso de funções condicionais, como SOMASES e CONT.SES, pois elas podem produzir resultados semelhantes.

9 – Quais são algumas das melhores práticas ao se criar modelos complexos no Excel?

O Excel pode ser usado para a realização de cálculos simples, porém é mais eficaz ao construir modelos matemáticos complexos que ajudam a prever resultados, projetar resultados financeiros ou rastrear dados ao longo do tempo. Se você for entrevistado para um papel altamente analítico, existem chances de lhe perguntarem sobre a possibilidade de usar planilhas para realizar tarefas mais difíceis.

Quando for responder, mencione a velha prática de modelagem, que ajuda a manter suas planilhas limpas, organizadas e flexíveis. Portanto:

• Crie várias guias: Manter partes diferentes do modelo (como entradas, saídas e cálculos) em guias separadas pode ajudar na organização, especialmente se a planilha for entregue para alguém que nunca a viu antes.
• Use entradas dinâmicas: Ao construir um modelo no Excel, os valores nunca devem ser codificados em células, principalmente se forem suposições flexíveis que podem mudar a linha. Sempre mantenha premissas e entradas em sua própria guia e use referências de células em vez de valores codificados para inseri-los nas suas fórmulas.
• Adicione um índice: Os modelos grandes podem ser complexos e, adicionar um índice ao inicio pode ajudar a manter as coisas organizadas e fáceis de usar.
• Comente de forma firme: Você é a pessoa que entende melhor seus modelos, no entanto é possível que outras pessoas no ambiente de trabalho o usem também. Sendo assim, certifique-se de comentar e explicar seus cálculos para que eles sejam fáceis de ser compreendidos pelos outros usuários.

10 – Fale sobre algumas das planilhas que você já criou.

Esta é uma questão mais tranquila e subjetiva. Não tem a ver com os recursos do Excel, mas sim com aquilo que o entrevistador solicitará com relação as suas experiencias anteriores com planilhas.

Antes de entrar para uma entrevista, certifique-se de que você tenha 2 ou 3 exemplos de atividades anteriores com planilhas em mente. Quanto mais domínio você tiver com relação a esses exemplos, melhor. Fale das que você mais se orgulhou!

Abaixo listei alguns exemplos que talvez seja interessante mencionar:

• Construir dashboards no Excel para medir e rastrear métricas de negócios;
• Usar o Excel como painel de gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso em vários fluxos de trabalho;
• Automatizar tarefas do dia-a-dia usando planilhas com lógicas condicionais, como o SE.
• Realizar cálculos para estimar o volume de vendas em vários cenários de negócios.

O conteúdo de Dashboard você encontrará neste link.

Conclusão

Neste artigo discutimos sobre 10 perguntas frequentemente avaliadas em entrevistas de empregos, que se faz necessário conhecimento avançado em Excel.

Para conhecimento, escrevi esse artigo baseado no artigo do DESKBRIGHT. Para ter acesso ao material completo basta acessar o link.

Eu penso que praticar é a melhor maneira de aprender e, embora pareça simples, é preciso se acostumar a navegar entre as telas e fórmulas do Excel para que no futuro você possa se tornar um usuário avançado.

Portanto, continue lendo mais sobre dicas de Excel aqui.

Obrigada por ler até aqui!